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クレジットカード利用時の領収書と支払の証明方法

クレジットカード利用時の領収書

こんにちは!市川えり(@shinonome_LP )です。

経費の支払いにクレジットカードを利用している人は多いと思います。

清算がスピーディでポイントもたまるし、クラウド型会計ソフトで帳簿をつけている人は連携機能があるため大変便利です。

ところでこのクレジットカードの領収書、みなさんはいったいどのように管理していますか?

実はWEBの明細書や送付されてくる請求明細書は経費の支払の証明としては不十分であることをご存知でしょうか?

そこでこの記事では

  • クレジットカード払いの証明方法
  • クレジットカード利用時の注意点
  • 帳簿記帳がラクになるクレジットカードの使い方

についてまとめてみました。

クレジットカード利用時の領収書

利用明細(お客様控え)と利用明細書の2つあるのが理想

結論から言うと、クレジットカードで経費の支払いをした場合は

  1. クレジットカード利用時にお店からもらう利用明細(お客様控え)
  2. 後日クレジット会社から郵送されてくる利用明細書または印刷したWEB明細

この2つを支払の証明として保管しておいてください。

1.クレジットカード利用時にお店からもらう利用明細(お客様控え)

見た目はレシートだし(領収書)と書いてありますが、厳密にいうと実は領収書ではありません。

領収書というのは本来『お金の受け渡しがあったことを証明するための書類』を指します。

クレジットカードで支払った商品は、購入した人の『信用』と引き換えに交換されている状態。

実際はお金の受け渡しはまだ完了していないのです。

そういう意味では経費の支払証明書としてこれだけでは不十分と言えるのです。

2.後日クレジット会社から郵送されてくる利用明細書またはWEB明細

後日郵送されてくる利用明細書、またはWEB明細は利用した内容が記載されています。

ただWEB明細は1年ほどたつと古いものから順番に消えていくため、確定申告ぎりぎりまで領収書の整理をしない人は要注意です。

 

以上の2つがあることで支払の証明となりうる書類として文句なしに認められるわけです。

ネットショッピング時の領収書もらい忘れに注意

仕事に関する本や消耗品。

すぐに必要なもの以外は基本的に私はネットで購入するようにしています。

直接店舗に探しに行くと余計な誘惑があったりして意外と時間を取られるものですが、ネットなら早ければ次の日には届くので効率がよいですよね。

ただし、注意しなければならないのが領収書は基本的にこちらから申し出ないともらえないこと。

「領収書が必要な方は申し込みフォームの備考欄に『領収書希望』とご記入ください」とあるのを後になって気が付くことがよくあります。

そこでもらい忘れ対策のご提案をひとつ。

それはAmazonで購入すること。

なぜなら、Amazonで購入したものはプリンターで領収書を印刷することができるからです。

これならもらい忘れることはなく、わざわざショップに連絡して送ってもらうようにお願いする労力がはぶけます。

印刷も他のWEB明細をプリントする流れで一緒にしてしまうので、それほど大変さはありません。私は月末月初の業務として仕組み化しています。

Amazonで購入したものの領収書を出す方法

Amazonでの領収書の出し方をご説明します。

① Amazonアカウントサービスの【注文履歴】をクリック

② 領収書を出したい品物の欄の右上にある【領収書/購入明細書】をクリックし印刷画面にて印刷する

以上です。

事業用のものはAmazonで購入することに統一すれば、領収書トラブルが未然に防げるかもしれません。

事業用クレジットカードを持つメリット

プライベートで使うクレジットカードとは別に事業用のクレジットカードをもう1枚準備しましょう。

事業用のクレジットカードをつくる最大のメリットは明細書が『経費帳』になるということ。

明細書を見れば経費をいくら使用したかがひとめでわかりますし、現金取引を極力少なくすることで記帳の作業が大幅に短縮されます。

しかしプライベートの支出と事業の経費が混在していると、それを分ける作業が増えてしまいます。

余計な手間は極力省いていきましょう。

それともうひとつ大事なこと。

『クレジットカードは借金だからあまり持ちたくない!』という方もいるかもしれません。
私も家計において多用するのは危険だと思っています。

が、事業となると話は別。

クレジットカード一括払いにすることよって経費の金額管理もしやすいですし、キャッシュフロー(いますぐ使える現金の流れ)をよくし、資金繰りを安定させます。

入金はできるだけ早く、支払いはできるだけ遅く。

ぜひ覚えておいてください。

ちなみに私は楽天カードを事業用として使用しています。
年会費無料(←これ大事!)でポイントもたまるし使いやすいです。

まとめ

利用明細(お客様控え)と利用明細書の2つが経費の支払の照明として必要、ということを書いてきました。

その一方で税務調査の時にWEB明細のみで認められたという事例もあるようなので、必ずしも2つそろっていなければならないとは限らないようです。

大事なのは支払いの証明として領収書を管理し、正しく経費を計上しようという心構えです。

個人事業主・フリーランスであるならぜひ身につけておきましょう。