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会計ソフト入力作業の仕組みと効率化を考える

会計ソフト入力の仕組化と効率化

以前『やよいの青色申告(インストール版)』にコツコツ手作業で入力していた3か月分の帳簿データを全部すっ飛ばしたことがあります。

正確には『古いバックアップデータを誤って最新のデータに上書き保存してしまったのですが、気分はすっかりコレ。

おきのどくですがぼうけんのしょ1ばんはきえてしまいました

アラフォーならば一度は洗礼を受けたであろう画面。

わ、わたしの三か月分のぼうけんのしょ帳簿があああぁぁぁ…orz

まるでファミコンのコントローラーのようにノートパソコンを壁に投げつけたくなる衝動を理性で必死に制しました。

3か月分のレシートをまた最初からコツコツと入力作業しなおすというあの屈辱。

苦労して手に入れた『おうごんのつめ』は跡形もありません。(注:ドラクエネタです)

その時はさすがに腰が砕けて座っていたカウンターチェアから転げ落ちました。

しかし『転んでも全然めげない(※”すぐ忘れる”の意)子』とかつて称された私のこと。

途中寝落ちしながら一日でリカバリーしましたよ、ええ。

3カ月分なんでね、ダメージは比較的小さかったのが不幸中の幸い。

これまでは順番は特に考えず手が付けやすいものから入力していたのですが、今回は転んでただで起きるのもシャクなので、効率のよい入力の順番を考えてみました。

記帳入力の効率化を考える

入力作業は『月日』の順番でする必要はありません。会計ソフトが自動的に並び替えてくれるからです。

基本はスモールステップで目標とやるべきことを細分化していきました。

入力作業の前に各種明細出力・レシート仕分けが完了していることが前提です。

ちなみに私の使用していた会計ソフトは『やよいの青色申告(デスクトップ版)』。すべて手入力で行います。

クラウド型会計ソフトだと手順や方法が変わってきますが、基本的な考え方は同じです。

預金出納帳

事業用通帳と預金出納帳の残高は必ず一致させます。

なので、通帳をまるっとそのままうつしてしまえばオッケー。

私は2か所の銀行を利用しているので、どちらも入力します。

クレジットカード明細

預金通帳に関連して、クレジットカードの利用明細書を見ながら入力します。

ついでに購入したもののメモを明細に記入。時間がたつと忘れてしまうので。

現金出納帳

経費のレシート・領収書を入力します。

たまに『これなんだっけ?』というものが出てくるので、領収書をもらった時はすぐに裏に品名や用途などをメモ書きしておくといいですね。

あと、現金売上がある場合もこの時に入力します。

前受金・売掛金・買掛金の入力

商品やサービス代金を事前入金などで先に受け取る『前受金』

商品やサービス提供後に代金を受け取る『売掛金』

商品や材料の仕入代金の後払いは『買掛金』

これらは商品やサービス提供と金銭授受のタイミングが違うため、そのつど『売掛帳』や『買掛帳』などの帳簿で管理します。

月末の帳簿締めをラクにする方法

月末の帳簿の締めにするべき作業をあらかじめリストアップしておくと、それを見ながらやればいいだけなので作業のとりこぼしのミスが激減します。
暗闇の中パソコン作業
↑『手書きのアナログリストを見ながら暗い部屋で入力作業する』の図

まとめ

帳簿やレシートの整理はためるからどんどんしんどくなるのです。
毎月コツコツやっておけばあわてることもありません。
やることを仕組み化してルーティンワークにしてしまうことで、帳簿つけに対する心理的障害が少し低くなります。
ぜひ挑戦してみてください!