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面倒な帳簿つけやレシート整理を習慣化させる3つの方法

こんにちは!市川えり(@shinonome_LP )です。

ズバリ、帳簿つけやレシート整理ってメンドクサイですよね。

  • 何から手をつければいいのか
  • どのように整理すればよいか
  • レシートが増えるとどんどんやる気もなくなる
  • そもそも帳簿をつけている時間がない!

そんなこんなで気が付けいたらもう年が明けて、確定申告直前に大慌てで取り掛かる…

なんて経験をしたことがある人も多いはず。

個人事業主・フリーランスとして働くならば、帳簿と向き合わずしてやっていくことは不可能です。

そして税理士などの専門家を雇う余裕がないなら自分でやるしかありません。

そこでどうせやるなら気持ちを切り替えて、帳簿も毎月の業務のひとつとしてスケジュールに組み込んでみませんか?

エラソーに言ってますが、かくいうわたしも起業当初は帳簿を後回しにして大変な思いをしたことは数知れません。

その時の反省からどのように帳簿と向き合えばめんどくささを解消できるか、わたしなりにまとめてみました。

帳簿の日を先に決める

まず一番最初にするべきことは帳簿をつける日を先に決めること。

帳簿ってそのとっつきにくさと緊急性のなさ(※確定申告時除く)から

『予定が空いたらやろう』

『スキマ時間に片づけてしまおう』

と後回しにしがちですよね。

みなさんよくご存じだと思いますが、この後回しにするというのがいけない。諸悪の根源なのです。

予定がぽっかり空くこともスキマ時間ができることもないと心得ましょう。

おそらくあったとしても別の予定入れちゃうでしょ?

わかりますわかります。わたしもそうなんでわかります。責めるつもりはありません。わたしはあなたのトモダチです。

ではどうすればよいか。

それは一年、あるいは一か月のスケジュールを組む時に帳簿をつける日をあらかじめ決めてしまうんです。

とにかくその一日だけは帳簿以外の仕事をしない、入れない。

この時のポイントとして予備日も同時に設定しておきます。

急な用事でどうしても外出しなければいけない時はよくあること。

その時のための保険としてもう一日押さえておくのです。

帳簿つけの手順をマニュアル化する

さぁ、帳簿の日になりました。あなたはデスクの上にレシートを広げて途方に暮れています。

『やるべきことがありすぎて、どこから手をつければいいのかわからない…』

せっかく予定も決めて取りかかろうとしたのに、これではせっかう出てきたやる気も失せてしまいますよね。

そこでおすすめしたいのが作業を仕組み化すること。

方法は

  1. やるべきことをすべて書き出す
  2. 順番を考える
  3. 作業に取りかかる

これだけです。

この一連の流れをマニュアル化して毎回同じ順序で行えばそれが習慣となり、苦手意識も薄れていきます。

『スケジュールには組んだけれどもそもそもやる気が出ない』ということもあるでしょう。

そういう人はまずレシートを月別または勘定科目別に分けるといったものすごく単純な作業から取り掛かりましょう。

大リーグのイチロー選手がバッターボックスに立つ前の動作やラグビーの五郎丸選手がキックの前におこなうルーティンのようなイメージ。

これを帳簿の日にまずはじめる作業としてマニュアル化してしまうのです。

3か月以上はためない

わたしの経験則でいうと帳簿やレシート整理は3か月ためると”やりたくない度”が一気に上昇します。

特にレシートなんかは品名が書かれていなかったりするともうお手上げ。

『このレシートなんだったっけなー!?』と小一時間ほど悩みます。記憶力に圧倒的な衰えを感じます。非常に無駄な時間です。

個人差はあると思いますが、アラフォー以上の人ならきっと共感していただけるはず。

さらに4か月放置すると仕事をしていても食事をしていても頭の片隅で常にレシートの山がチラつきます。

5か月すると焦燥感と精神的圧迫感はさらに加速し夢の中にまで山となったレシートが登場。

そして半年以上になると『もう、あきらめよう』と悟りを開いた老師のように無の境地に至ります。

その結果、確定申告前に阿鼻叫喚の地獄絵図になるわけです(怖)

そうなる前の予防策としてもらったレシートにはその場でメモをしておくことをおすすめします。

ちょこっとメモひと手間で帳簿記帳の作業効率が劇的にあがる『ちょこっとメモ』

まぁ地獄絵図までは言いすぎかもしれませんが、レシート整理や帳簿を何か月もためているという状態は仕事のパフォーマンスや集中力を低下させる要因にじゅうぶんなり得るのではないでしょうか。

帳簿をつけ終わった後のスッキリ感がすべてを物語っていますよね。経験した人ならわかるはず。

なので毎月は難しいという人は3か月に一度は帳簿の日を設定するといいんじゃないかなーと個人的には考えています。

まとめ

面倒な帳簿つけやレシート整理をため込まずに処理する方法として

  • 帳簿をつける日と予備日をあらかじめスケジュールに組み込んでしまう
  • 帳簿をつける手順をマニュアル化する
  • 3か月以上はためない

を紹介させていただきました。

参考にしていただけると嬉しいです。